Chính sách quyền riêng tư
Trang này giải thích Mailmerge lưu những gì, dùng vào việc gì, giữ bao lâu và bạn kiểm soát dữ liệu của mình ra sao.
Ứng dụng là gì và ai vận hành
Mailmerge ("Ứng dụng") là công cụ gửi thư hàng loạt cá nhân hoá: bạn tải danh sách người nhận, soạn mẫu thư có biến, và Ứng dụng gửi từng thư riêng từ chính hộp thư Gmail hoặc Outlook của bạn.
Ứng dụng do chúng tôi vận hành. Bạn là người quyết định gửi cho ai và gửi nội dung gì; chúng tôi chỉ xử lý dữ liệu để thực hiện đúng yêu cầu đó.
Dữ liệu chúng tôi lưu
- Hồ sơ đăng nhập: tên, địa chỉ email và ảnh đại diện do Google hoặc Microsoft cung cấp.
- Mã truy cập (token) của hộp thư bạn kết nối, lưu ở dạng mã hoá.
- Danh sách người nhận bạn tải lên hoặc nhập: địa chỉ email, Cc/Bcc và mọi cột dữ liệu đi kèm.
- Tệp đính kèm bạn tải lên, chung cho cả chiến dịch hoặc riêng từng người.
- Mẫu thư và nội dung thư của chiến dịch.
- Nhật ký gửi: trạng thái từng thư (đã gửi, lỗi, bị loại) và số liệu tổng của chiến dịch.
- Nhật ký quản trị cho các hành động nhạy cảm (tạo hoặc khoá người dùng, đổi cấu hình, bắt đầu hoặc huỷ chiến dịch, xuất CSV, ngắt kết nối hộp thư, xoá tài khoản). Nhật ký này không chứa địa chỉ email, nội dung thư, token hay tên tệp.
Quyền truy cập hộp thư và tệp, và lý do
Ứng dụng chỉ xin những quyền cần thiết. Nhiều quyền chỉ được xin khi bạn bật tính năng tương ứng.
- Google, khi đăng nhập: thông tin hồ sơ cơ bản (openid, email, profile) và gmail.send, để gửi thư thay bạn từ hộp thư Gmail của bạn.
- Google, gmail.compose: chỉ khi quản trị viên bật tính năng "thư nháp Gmail" và bạn chọn dùng. Dùng để đọc thư nháp bạn chủ động chọn làm mẫu thư; không đọc thư khác.
- Google, drive.file: chỉ khi bạn chọn tệp từ Google Drive bằng cửa sổ chọn tệp (Picker). Ứng dụng chỉ đọc đúng những tệp bạn chọn.
- Microsoft, khi đăng nhập: thông tin hồ sơ cơ bản, Mail.Send và offline_access (giữ kết nối để chiến dịch chạy nền), để gửi thư thay bạn từ hộp thư Outlook của bạn.
- Microsoft, Mail.ReadWrite: được xin ngay lúc đăng nhập vì Microsoft Graph gửi thư lớn và thư có tệp đính kèm lớn qua một thư nháp. Ứng dụng tạo thư nháp để gửi, và đọc thư nháp bạn chọn làm mẫu thư. Ứng dụng không đọc thư đến và không bao giờ xoá thư hay thư nháp nào của bạn.
- Microsoft, Files.Read: chỉ khi bạn chọn tệp từ OneDrive. Ứng dụng chỉ đọc đúng những tệp bạn chọn.
Mã hoá dữ liệu
Dữ liệu người nhận (địa chỉ email, Cc/Bcc và các cột dữ liệu), tên và nội dung tệp đính kèm, và mật khẩu SMTP được mã hoá khi lưu (AES-256-GCM) bằng một khoá dành riêng cho dữ liệu. Token hộp thư cũng được mã hoá khi lưu, bằng khoá đăng nhập riêng biệt với khoá dữ liệu.
Tệp đính kèm chỉ được trả về cho chủ chiến dịch đã đăng nhập; Ứng dụng không tạo đường dẫn công khai nào tới tệp hay danh sách người nhận.
Thời gian lưu giữ
Mọi chiến dịch, kể cả bản nháp và chiến dịch đang tạm dừng, không có hoạt động trong 30 ngày (tính từ lần cập nhật cuối) sẽ bị xoá dữ liệu người nhận và tệp đính kèm. Ứng dụng giữ lại tên chiến dịch, nội dung mẫu thư và số liệu tổng để bạn vẫn xem được kết quả.
Ứng dụng cảnh báo ngay trong giao diện 3 ngày trước khi dữ liệu bị xoá. Chỉnh sửa hoặc tiếp tục chiến dịch sẽ tính lại thời hạn 30 ngày.
Bạn có thể xoá sớm hơn bất cứ lúc nào: "Xoá dữ liệu chiến dịch" xoá mọi chiến dịch, người nhận, tệp đính kèm và mẫu thư của bạn; "Xoá tài khoản" xoá thêm tài khoản và thu hồi quyền truy cập các hộp thư đã kết nối.
Ứng dụng không chạy sao lưu định kỳ. Hiếm khi, trước một thay đổi lớn của cơ sở dữ liệu, quản trị viên có thể tạo một bản sao tạm thời; bản này vẫn nằm trong dữ liệu đã mã hoá và bị xoá sau khi thay đổi hoàn tất và hệ thống ổn định.
Hộp thư của bạn
Ứng dụng không bao giờ xoá thư hay thư nháp trong Gmail hoặc Outlook của bạn, kể cả thư nháp do Ứng dụng tạo để gửi. Thư nháp Ứng dụng tạo trong Outlook được gắn nhãn "Mailmerge App" để bạn tự dọn khi muốn.
Thư đã gửi nằm trong mục Thư đã gửi của chính bạn và thuộc quyền kiểm soát của bạn.
Không theo dõi, không quảng cáo
Ứng dụng không chèn ảnh theo dõi hay đổi liên kết để đo lượt mở và lượt nhấp thư. Ứng dụng không hiển thị quảng cáo và không dùng dữ liệu của bạn để quảng cáo hay huấn luyện mô hình.
Quyền của bạn và cách thu hồi quyền truy cập
- Ngắt kết nối hộp thư: dùng nút Ngắt trong mục Hộp thư đã kết nối của Ứng dụng.
- Thu hồi từ phía nhà cung cấp: vào phần quyền của tài khoản Google (myaccount.google.com/permissions) hoặc Microsoft (account.live.com/consent/Manage cho tài khoản cá nhân, myapps.microsoft.com cho tài khoản cơ quan) và gỡ Mailmerge.
- Xoá dữ liệu hoặc xoá tài khoản: mục "Dữ liệu & quyền riêng tư" trong Ứng dụng.
- Yêu cầu khác về dữ liệu cá nhân: liên hệ theo địa chỉ ở cuối trang.
Dữ liệu từ Google API
Mailmerge's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.
Nói cách khác: dữ liệu nhận từ Google chỉ được dùng để cung cấp tính năng gửi thư mà bạn yêu cầu; không dùng cho quảng cáo, không bán, không chuyển cho bên khác ngoài mục đích đó, và không để con người đọc trừ khi có sự đồng ý của bạn, để điều tra lạm dụng hoặc theo yêu cầu pháp luật.
Thay đổi chính sách
Khi hành vi của Ứng dụng đổi theo hướng ảnh hưởng đến dữ liệu của bạn, chúng tôi cập nhật trang này và ngày cập nhật ở đầu trang.